** نظام إدارة قواعد المعطيات **
& إن الأعمال المكتبية و الإدارية كثيرة و متنوعة , فلو استعرضنا مثلاً مهام قسم السكرتارية في شركة أو في دائرة حكومية معينة , فإن بعض مهامه تتمثل في كتابة الرسائل و الفاكسات و تسليمها , إضافةً إلى أرشفة الوثائق و التقارير الواردة و النص .
و عند طلب أي استعلام من هذا القسم , يجب ضمان الإجابة عنه بالسرعة القصوى و الدقة الممكنة , و كذلك هي الحال فيما يتعلق بأعمال المحاسبة و المستودعات و شؤون العاملين و غيرها , و بما أن هذه الأعمال تتطلب عدداً كبيراً من العمال و وقتاً طويلاً لإنجازها .
فلا بد من إنشاء قاعدة بيانات حاسوبية لحفظ البيانات و استرجاعها في الوقت المناسب , بسرعة كبيرة و دقة متناهية .
و يكمن دور الحاسوب هنا في إدارة البيانات و المعلومات بالشكل الأمثل باستخدام قواعد البيانات data base , و تكمن أهمية نظام إدارة قواعد البيانات أكسس , في إنشاء قاعدة بيانات و إدارة البيانات المخزنة و استرجاعها و طباعة التقارير اللازمة .
ينظم برنامج إدارة قاعدة البيانات اكسس مجموعة كبيرة من البيانات مثلاً سجلات الطلاب و علاماتهم و نتائجهم . كما يدعم مزايا عديدة أهمها :
- إدخال البيانات و المعلومات و معالجة الجداول بطريقة سهلة .
- إنشاء تقرير يساعد في تعقب البيانات و تعديلها و تحديثها .
- التدقيق اللغوي و الإملائي و القواعدي و وصل الكلمات .
- استرجاع المعلومات في الوقت المناسبة .
- إظهار أو إخفاء بعض البيانات الأعمدة و الصفوف بحيث يمكن رؤية البيانات المطلوبة التعامل معها فقط .
- فرز و تصنيف البيانات وفق معايير محددة .
- تقليص البيانات الفائضة عن طريق دعم قاعدة البيانات العلائقية .
- الحصول على المجاميع و المعدلات و التغيرات الإحصائية .
- حفظ قواعد البيانات في صفحات وب , و استخدامها عبر شبكة الإنترنت
تضم قاعدة البيانات مجموعة متكاملة من المعلومات المرتبطة بموضوع أو بهدف معين و يجب أولاً تحديد هدف قاعدة البيانات و مخرجاتها و التقارير المطلوبة و معرفة ماهية البيانات التي سيتم التعامل معها .
و عملية التخطيط هذه , هي مفتاح العمل لتحقيق عملية إدارة و تخزين و استرداد البيانات بفاعلية. و بناءً عليه, يجب التفكير جيداً في عملية تحليل النظام الحالي , و تصميم نظام محوسب يحقق الأهداف المرجوة و على الرغم من وجود طرائق عديدة لإنشاء و تصميم قاعدة البيانات , فإنها تتفق جميعها بالمراحل الضرورية الآتية , و ذلك قبل البدء بعملية التصميم :
- تحديد مخرجات نظام قاعدة البيانات .
- تحديد الموضوعات التي يجب جمع البيانات عنها .
- العلاقات بين البيانات و ارتباطها مع بعضها .
- معرفة البيانات التي يجب تخزينها .
- اختزال البيانات و عدم تكراراها.
- معرفة التقارير و أشكال الاستعلام عنها .
و أثناء مرحلة الدراسة العملية للمنشاة أو المؤسسة المعنية , يجب تحديد ما إذا كانت قواعد البيانات هي أفضل نظام يحقق أهداف النظام المقترح ,و على الرغم من أن معظم أنظمة المعلومات الحديثة تعتمد نظام قواعد البيانات .
فثمة بعض الحالات لا تكون فيها قواعد البيانات تلك مناسبة , و قد يكون من الأنسب إنشاء نظام خبير حيث أن الأنظمة الخبيرة هي أنظمة معلومات تستعمل سلسلة من القواعد و أساليب الاستنتاج المنطقي التي تحاكي الخبرة الإنسانية. &
**بنية قاعدة البيانات**
& تتألف قاعدة البيانات من جداول و علاقات بين هذه الجداول , كما تتألف من استعلام و تقارير , وعوامل فرز ( تصفية ) , و نماذج , و ماكروات .....و غيرها. &
**أقسام قاعدة البيانات و خواصها **
&
- البيانات DATA .
- قاعدة البيانات DATA BASE .
- نظام إدارة قواعد البيانات DATA BASE MANEGMENT SYSTEM .
- الجدول TABLE .
- السجل RECORD .
- الحقل FIELD .
- الاستعلام QUERY .
- الفرز أو التصفية SORT OR FILTER .
- النماذج FORMS
- التقارير REPORTS
- الحوسبة AUTOMATE
- الوحدات النمطية MODULESN .
سنتحدث بشكل مختصر عن كل قسم مما سبق .
البيانات : هي أي شيء نريد تخزينه و معالجته و استعادته لاحقاً بأشكال مختلفة , و قد تكون البيانات نصوصاً أو أرقاماً أو تواريخاً أو صوراً أو ملفات أو أي نوع آخر من البيانات .
قاعدة البيانات: هي مجموعة متكاملة من البيانات التي توجد خصائص مشتركة بينها .
نظام إدارة قواعد البيانات : هي مجموعة من البرامج , مهمتها إنشاء و معالجة قاعدة البيانات و التحكم بها.
الجدول: مكان تجمع فيه المعلومات عن جميع المواضيع المراد تتبعها , و هو عبارة عن مجموعة بسيطة من البيانات المتعلقة بموضوع معين , تخزن في سجلات (صفوف ) و حقول ( أعمدة ) .
السجل : مجموعة من البيانات المرتبطة ببعضها (مثال : البيانات المتعلقة بطالب مسجل في الثانوية العامة )
الحقل : يحوي جزءاً محدداً من البيانات , يمثل نمطاً معيناً من المعلومات ( مثال : حقل اسم الطالب أو اسم الشركة التي ينتمي إليها الزبون ) .
و يمكن ربط الجداول ببعضها من خلال حقل مشترك بينها , و هذا يساعد في التعامل مع بيانات الجداول بسهولة و يسر , و كان البيانات موجودة في جدول واحد كبير.
الاستعلام : و هو بمثابة سؤال لمعرفة معلومات معينة , فيتم إنشاء الاستعلام عندما يريد المستخدم البحث عم معلومات في الجداول .
فمثلاً لمعرفة الزبائن الذين تقدموا بطلبيات شراء خلال فترة معينة , يمكن إنشاء استعلام حيث يقوم برنامج الاكسس بفحص محتويات الحقول في جدول الطلبيات لمعرفة السجلات التي تم فيها الشراء خلال الفترة المطلوبة .
الفرز أو التصفية: تفيد هذه العملية في الحصول على المعلومات التي تهم المستخدم فقط , و يجري فرز المعلومات وفقاً