نظام إدارة قواعد المعطيات 

** نظام إدارة قواعد المعطيات **

& إن الأعمال المكتبية و الإدارية كثيرة و متنوعة , فلو استعرضنا مثلاً مهام قسم السكرتارية في شركة أو في دائرة حكومية معينة , فإن بعض مهامه تتمثل في كتابة الرسائل و الفاكسات و تسليمها , إضافةً إلى أرشفة الوثائق و التقارير الواردة و النص .

و عند طلب أي استعلام من هذا القسم , يجب ضمان الإجابة عنه بالسرعة القصوى و الدقة الممكنة , و كذلك هي الحال فيما يتعلق بأعمال المحاسبة و المستودعات و شؤون العاملين و غيرها , و بما أن هذه الأعمال تتطلب عدداً كبيراً من العمال و وقتاً طويلاً لإنجازها .

فلا بد من إنشاء قاعدة بيانات حاسوبية لحفظ البيانات و استرجاعها في الوقت المناسب , بسرعة كبيرة و دقة متناهية .

و يكمن دور الحاسوب هنا في إدارة البيانات و المعلومات بالشكل الأمثل باستخدام قواعد البيانات data base , و تكمن أهمية نظام إدارة قواعد البيانات أكسس , في إنشاء قاعدة بيانات و إدارة البيانات المخزنة و استرجاعها و طباعة التقارير اللازمة .

ينظم برنامج إدارة قاعدة البيانات اكسس مجموعة كبيرة من البيانات مثلاً سجلات الطلاب و علاماتهم و نتائجهم . كما يدعم مزايا عديدة أهمها :

• إدخال البيانات و المعلومات و معالجة الجداول بطريقة سهلة .
• إنشاء تقرير يساعد في تعقب البيانات و تعديلها و تحديثها .
• التدقيق اللغوي و الإملائي و القواعدي و وصل الكلمات .
• استرجاع المعلومات في الوقت المناسبة .
• إظهار أو إخفاء بعض البيانات الأعمدة و الصفوف بحيث يمكن رؤية البيانات المطلوبة التعامل معها فقط .
• فرز و تصنيف البيانات وفق معايير محددة .
• تقليص البيانات الفائضة عن طريق دعم قاعدة البيانات العلائقية .
• الحصول على المجاميع و المعدلات و التغيرات الإحصائية .
• حفظ قواعد البيانات في صفحات وب , و استخدامها عبر شبكة الإنترنت

تضم قاعدة البيانات مجموعة متكاملة من المعلومات المرتبطة بموضوع أو بهدف معين و يجب أولاً تحديد هدف قاعدة البيانات و مخرجاتها و التقارير المطلوبة و معرفة ماهية البيانات التي سيتم التعامل معها .

و عملية التخطيط هذه , هي مفتاح العمل لتحقيق عملية إدارة و تخزين و استرداد البيانات بفاعلية. و بناءً عليه, يجب التفكير جيداً في عملية تحليل النظام الحالي , و تصميم نظام محوسب يحقق الأهداف المرجوة و على الرغم من وجود طرائق عديدة لإنشاء و تصميم قاعدة البيانات , فإنها تتفق جميعها بالمراحل الضرورية الآتية , و ذلك قبل البدء بعملية التصميم :

• تحديد مخرجات نظام قاعدة البيانات .
• تحديد الموضوعات التي يجب جمع البيانات عنها .
• العلاقات بين البيانات و ارتباطها مع بعضها .
• معرفة البيانات التي يجب تخزينها .
• اختزال البيانات و عدم تكراراها.
• معرفة التقارير و أشكال الاستعلام عنها .

و أثناء مرحلة الدراسة العملية للمنشاة أو المؤسسة المعنية , يجب تحديد ما إذا كانت قواعد البيانات هي أفضل نظام يحقق أهداف النظام المقترح ,و على الرغم من أن معظم أنظمة المعلومات الحديثة تعتمد نظام قواعد البيانات .

فثمة بعض الحالات لا تكون فيها قواعد البيانات تلك مناسبة , و قد يكون من الأنسب إنشاء نظام خبير حيث أن الأنظمة الخبيرة هي أنظمة معلومات تستعمل سلسلة من القواعد و أساليب الاستنتاج المنطقي التي تحاكي الخبرة الإنسانية. &

**بنية قاعدة البيانات**

& تتألف قاعدة البيانات من جداول و علاقات بين هذه الجداول , كما تتألف من استعلام و تقارير , وعوامل فرز ( تصفية ) , و نماذج , و ماكروات .....و غيرها. &

**أقسام قاعدة البيانات و خواصها **

&

• البيانات DATA .
• قاعدة البيانات DATA BASE .
• نظام إدارة قواعد البيانات DATA BASE MANEGMENT SYSTEM .
• الجدول TABLE .
• السجل RECORD .
• الحقل FIELD .
• الاستعلام QUERY .
• الفرز أو التصفية SORT OR FILTER .
• النماذج FORMS
• التقارير REPORTS
• الحوسبة AUTOMATE
• الوحدات النمطية MODULESN .

سنتحدث بشكل مختصر عن كل قسم مما سبق .

البيانات : هي أي شيء نريد تخزينه و معالجته و استعادته لاحقاً بأشكال مختلفة , و قد تكون البيانات نصوصاً أو أرقاماً أو تواريخاً أو صوراً أو ملفات أو أي نوع آخر من البيانات .

قاعدة البيانات: هي مجموعة متكاملة من البيانات التي توجد خصائص مشتركة بينها .

نظام إدارة قواعد البيانات : هي مجموعة من البرامج , مهمتها إنشاء و معالجة قاعدة البيانات و التحكم بها.

الجدول: مكان تجمع فيه المعلومات عن جميع المواضيع المراد تتبعها , و هو عبارة عن مجموعة بسيطة من البيانات المتعلقة بموضوع معين , تخزن في سجلات (صفوف ) و حقول ( أعمدة ) .

السجل : مجموعة من البيانات المرتبطة ببعضها (مثال : البيانات المتعلقة بطالب مسجل في الثانوية العامة )

الحقل : يحوي جزءاً محدداً من البيانات , يمثل نمطاً معيناً من المعلومات ( مثال : حقل اسم الطالب أو اسم الشركة التي ينتمي إليها الزبون ) .

و يمكن ربط الجداول ببعضها من خلال حقل مشترك بينها , و هذا يساعد في التعامل مع بيانات الجداول بسهولة و يسر , و كان البيانات موجودة في جدول واحد كبير.

الاستعلام : و هو بمثابة سؤال لمعرفة معلومات معينة , فيتم إنشاء الاستعلام عندما يريد المستخدم البحث عم معلومات في الجداول .

فمثلاً لمعرفة الزبائن الذين تقدموا بطلبيات شراء خلال فترة معينة , يمكن إنشاء استعلام حيث يقوم برنامج الاكسس بفحص محتويات الحقول في جدول الطلبيات لمعرفة السجلات التي تم فيها الشراء خلال الفترة المطلوبة .

الفرز أو التصفية: تفيد هذه العملية في الحصول على المعلومات التي تهم المستخدم فقط , و يجري فرز المعلومات وفقاً